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Mit mobilen Apps Zeit und Geld sparen



Mobile Endgeräte sind nicht nur im privaten Umfeld angekommen. Immer mehr werden Smartphones und Tablets mit professionellen Apps zum ständigen Begleiter im geschäftlichen Umfeld. Apps, die Sie beim Fahrtenbuch schreiben, bei der Zeiterfassung oder direkt beim Kunden unterstützen gibt es viele. Durch Gespräche mit Besuchern der Vorträge des eBusiness-Lotsen Oberschwaben-Ulm kam immer wieder heraus, dass solche Apps einen sehr großen Nutzen bringen. Speziell Handwerker sagen, dass eine professionelle Zeiterfassungs-App hilft, schnell und kompetent auf alle Anfragen durch z.B. den Zoll reagieren zu können.

 
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Die größten Hindernisse und Bedenken bei der Nutzung von solchen Apps liegen in der Akzeptanz durch die Mitarbeitern. Niemand möchte das Gefühl haben, überwacht zu werden. Die Akzeptanz kann erhöht werden, indem man die Mitarbeiter aufklärt, wie solche Apps funktionieren und für was die Daten verwendet werden. Speziell bei elektronischen Fahrtenbüchern gibt es Bedenken bei der Rechtskonformität was das Finanzamt anbelangt. Die Finanzämter akzeptieren Daten aus Fahrtenbuch-Apps nur, wenn bestimmte Eigenschaften erfüllt sind. Hier ist speziell die Nachverfolgbarkeit von nachträglichen Änderungen wichtig und für eine ordentliche Anerkennung unumgänglich.

Folgende Eigenschaften eines elektronischen Fahrtenbuchs werden immer wieder genannt:

  • Die Software muss lückenlos nachweisen, welche Fahrten geschäftlich und welche privat durchgeführt wurden. Hierbei ist es wichtig, dass das Datum, das konkrete Ziel, der Grund und der Kilometerstand zu Beginn und am Ende der Fahrt gespeichert werden.
  • Bei Privatfahrten müssen nur die Kilometerangaben zu Beginn und am Ende der Fahrt gespeichert werden.
  • Fahrten zwischen der Wohnstätte und Arbeitsort müssen gesondert aufgezeichnet werden können.
  • Die aufgezeichneten Daten dürfen nicht manipulierbar sein, ohne dass eine nachträgliche Änderung detailliert gekennzeichnet bzw. protokolliert wurde. Eine Excel-Tabelle reicht hier z.B. nicht aus, da Änderungen durchgeführt werden können, ohne dass protokolliert wird, wer wann was geändert hat.

 

 

Wie funktioniert das mit den Apps

Um Apps nutzen zu können, benötigen Sie ein internetfähiges mobiles Endgerät wie ein Tablet oder ein Smartphone. Hier müssen Sie direkt daran denken, dass es unterschiedliche Betriebssysteme gibt: Android, iOS, Windows Phone, um die wichtigsten zu nennen. Android und iOS sind die Betriebssysteme, die die meisten verfügbaren Apps vorweisen können. Meist gibt es für einen Anwendungsfall mehrere Alternativen und Sie können sich die App aussuchen, die am besten zu Ihren Bedürfnissen passt. Probieren Sie immer zuerst eine kostenlose Probeversion aus, um die App ausgiebig testen zu können.

In den App Shops suchen Sie nach „Fahrtenbuch“ oder nach „Zeiterfassung“ und Sie bekommen direkt mehrere Apps angezeigt. Gleichen Sie die Funktionen der Lösungen mit Ihren Bedürfnissen ab und arbeiten Sie sich von der bestbewerteten abwärts. Generell sollte hier darauf geachtet werden, dass der Anbieter vertrauenswürdig ist und die App bereits häufig heruntergeladen wurde.

 

Die „Handwerker-Apps“

Neben den beiden Anwendungsfällen „Fahrtenbuch“ und „Zeiterfassung“ gibt es für sehr viele weitere Anwendungsfälle nützliche Apps: Wasserwaage, Winkelmesser, Richtwaage, Unterstützung auf dem Weg zum Meistertitel, Raumvermessung, Richtig recyceln und viele weitere mehr. Unter Umständen können Sie durch Ihr Smartphone und der passenden App viel Zeit und Geld sparen, wobei nicht alles durch Smartphone und App ersetzt werden kann. Hier ist das Credo: ausprobieren, ausprobieren, ausprobieren.

 

Weiterführende Informationen

Für erste Informationen über diese hilfreichen Apps können Sie gerne mit mir in Kontakt treten: z.B. in einem Informationsgespräch bei uns vor Ort oder schreiben Sie mir einfach eine E-Mail an arne.winterfeldt@eloum.net.

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